Инструкция как сделать слияние документов libreoffice

Инструкция как сделать слияние документов libreoffice

Откройте диалоговое окно Слияние, которое облегчает печать и сохранение стандартных писем.

Вставьте в текстовый документ по крайней мере одно поле базы данных адресов, а затем приступайте к печати документа. Ответьте "Да" на вопрос, требуется ли напечатать форму письма.

При печати информация базы данных заменяет соответствующие поля в базе данных (местозаполнители). Дополнительные сведения о вставке полей в базе данных см. на вкладке База данных, которая доступна при последовательном выборе команд Вставка — Поля — Дополнительно.

Содержание

Записи

Определяет число записей для печати стандартного письма. Для каждой записи будет выполняться печать одного письма.

Все уровни

Обрабатывает все записи из базы данных.

Выделенные записи

Обрабатывает только помеченные записи из базы данных. Этот параметр доступен только после предварительной пометки необходимых записей в базе данных.

Задает записи для включения в стандартное письмо.

Указывает номер первой записи для вывода на печать.

Указывает номер последней записи для вывода на печать.

Вывод

Определяет, следует ли вывести стандартные письма на печать или сохранить в файле.

Принтер

Печать стандартных писем.

Сохранение стандартных писем в файлах.

Отдельные задания печати

Печатает каждое стандартное письмо отдельно на выбранном принтере.

Задает путь для сохранения стандартных писем.

Открывает диалоговое окно Выбрать путь.

Создать имя файла из

Задает порядок формирования имени файла.

Поле базы данных

Использует содержимое выбранного поля данных в качестве имени файла для стандартного письма.

Задать вручную

Создает на базе введенного пользователем текста имя файла, за которым следует порядковый номер.

Запускает мастер слияний для создания документов на бланках или отправки сообщений электронной почты большому числу получателей.

Любая информация воспринимается лучше, если представлена наглядно. Текст, конечно, важен, но если он разбавлен иллюстрациями и таблицами, то воспринимать такой материал легче и интереснее.

В этой главе поговорим о способах вставки различных объектов в LibreOffice 6.

За вставку объектов отвечает раздел Вставка главного меню. Основные объекты продублированы на главной панели.

Разберём объекты для вставки по порядку.

Разрыв страниц

На экране документ отображается на листах. На самом деле это сделано для удобства человека. Компьютер воспринимает текст сплошным "рулоном". Чтобы увидеть как видит текст компьютер нажмите в Главном меню Вид -> Обычный. Мы получим на экране сплошной холст. Нажмите на кнопку Вставить разрыв страницы. На первый взгляд ничего не произошло, только курсор опустился на строку ниже. На самом деле мы только что добавили ещё одну страницу к документу. Нажмите ещё раз в Главном меню Вид -> Обычный, тем самым вернув Страничный вид документа и прокрутите вниз. Как видно в наш документ добавилась ещё одна страница. Эти страницы не зависимы друг от друга. Мы можем применить к ним разные стили, добавлять текст или объекты, не боясь, что форматирование на других страницах съедет. Разрыв страниц применяют, когда нужно отделить различные по содержанию или по оформлению части текста, например главы. Практический пример использования приведён в предыдущем разделе.

Читайте также:  Как узнать пин код сим карты летай

Разрыв

С помощью этой опции можно вставить разрыв строки, колонки или разрыв страницы, но уже заранее задать стиль. Например описанный ранее пример с чередованием книжных и альбомных листов легко осуществляется с помощью меню Разрыв. Достаточно выбрать, что разрываем, с каким стилем и какой будет номер страницы, если нужно.

Изображение

Любой текст выглядит живее и интереснее, если сопровождается иллюстрациями. Чтобы вставить картинку в текст нажмите Вставить -> Изображение. Откроется обычный проводник Windows, где нужно выбрать изображение. Другой способ — просто перетащить файл изображения из проводника Windows в документ.

Обратите внимание на зелёные квадратики вокруг изображения. Потяните за них, что бы изменить размер изображения. Если тянуть за квадратики расположенные по углам, то изображение меняет размер полностью, если тянуть за бока, то картинка растягивается в соответствующую сторону. Щёлкните правой кнопкой по картинке, чтобы открыть контекстное меню изображения. Ознакомьтесь с возможностями настройки.

Вырезать, Копировать, Вставить — стандартные функции.

Кадрировать — проще говоря, обрезать изображение прямо в документе, не прибегая к сторонним редакторам изображения.

Ссылка на внешние данные — открывает файл изображения в программе просмотра, которая задана по умолчанию на вашем компьютере.

Заменить — очень удобная и полезная опция, которая позволяет заменить вставленное изображение на другое. Пропорции и настройки сохраняются.

Сжать — позволяет уменьшить размер (вес в килобайтах) изображения, что ускоряет открытие документа. Очень пригодится для больших документов с множеством изображений.

Сохранить — экспорт изображения в файл.

Привязка — то к чему будет привязано изображение, например, если привязать его к абзацу, то передвинув абзац передвинется и изображение. Если привязать к странице, то независимо от перемещения текста изображение будет оставаться на странице.

Обтекание — задаёт то, как картинка будет располагаться относительно текста.

Выравнивание — устанавливает положение картинки относительно листа или, например положение в ячейке таблицы.

Расположение — позволяет задать расположение картинки на переднем или на заднем плане, очень удобно, когда нужно разместить на одном изображении другое. Например логотип будет на переднем плане, а основное изображение на заднем.

Повернуть или отразить — зеркальное отображение горизонтально или вертикально.

Читайте также:  Как узнать номер телефона через фейсбук

Вставить название — вставляет подпись к картинке. Можно задать не только название, но и название и нумерацию рисунков в тексте.

Свойства — другие, более расширенные настройки. Коснёмся их позже в одной из следующих глав.

Медиа

Меню Вставка -> Медиа состоит из трех частей:

  • Галерея — позволяет вставить изображения из встроенной коллекции, т.н. клипарты. Их тут великое множество.
  • Сканировать — добавляет изображение напрямую со сканера.
  • Видео и звук — соответственно добавляет в документ видео и звуковые файлы.

Диаграмма

Для того, чтобы наглядно представить данные, удобно воспользоваться диаграммой.

Создание писем-рассылок в программе LibreOffice Writer

При использовании пакета LibreOffice, обычные пользователи зачастую даже не догадываются про все возможности, которые предоставляет этот пакет. Набрать текст, оформить его в соответствии с некоторыми требованиями, при необходимости добавить фото и распечатать получившийся документ – вот и все, чем ограничивается работа с текстовым редактором LibreOffice Writer. А его возможности, и в самом деле, гораздо шире. И ничуть не уступают тем, которые есть у самых именитых платных офисных пакетов.

Одна из таких возможностей – создание нового текстового документа, путем автоматического занесения в него уже имеющейся информации из файла электронных таблиц.

Ставим задачу

Допустим, что есть необходимость создать по определенному образцу большое количество одинаковых документов, и лишь в некоторых местах этих писем следует внести уникальные данные:

Рис. 1. Образец письма

Как видно на рисунке № 1, подавляющая часть этого письма должна остаться без изменений. И только в местах, которые на рисунке отмечены серым фоном, должна быть внесена информация уникальная для каждого адресата.

Подготавливаем файлы для слияния

Для того чтобы получить на выходе такие письма (их может быть и несколько сотен), необходимо провести небольшую предварительную работу. В самом обычном редакторе электронных таблиц LibreOffice Calc надо будет создать небольшую базу данных, в которую внести информацию про каждого выпускника.

Рис. 2. Созданная база данных в электронной таблице

Обязательное условие для такой таблицы – в первой строке необходимо указать названия полей. В дальнейшем это позволит правильно подключать к нужным местам необходимую информацию.

Предварительная работа, действительно, не такая простая (список может быть достаточно объемный). Но, единожды создав такой список выпускников (клиентов, товаров, адресов, спецификаций) и постоянно его корректируя, можно создавать сотни писем несколькими щелчками мышки.

Кроме файла электронных таблиц, создаем текстовый документ необходимого оформления, оставляя незаполненными те места, в которых будем в дальнейшем заносить информацию из электронных таблиц.

Рис. 3. Текстовый шаблон для подключения базы данных

Читайте также:  Удалятся ли файлы при дефрагментации диска

Созданные два файла (текстовый и электронных таблиц) сохраняем в каком-нибудь каталоге (там, где можно будет их легко отыскать).

Устанавливаем связи между файлами

Чтобы в текстовом редакторе воспользоваться информацией, которая хранится в электронных таблицах, необходимо в первую очередь установить связи между этими файлами. Для этого необходимо в текстовом редакторе последовательно выполнить команду: Файл –> Мастер –> Источники данных адресов (см. рисунок).

Рис. 4. Запускаем мастер слияния документов

Разобраться с меню мастера несложно. В появившемся окошке выбираем пункт «Другой внешний источник данных».

Рис. 5. Выбираем способ подключения

Потом нажимаем на кнопку в центре нового окна «Настройки». И в большом контекстном меню выбираем пункт «Электронная таблица».

Рис. 6. Выбираем тип подключаемого файла

После всего этого указываем путь к тому файлу, где хранится информация о выпускниках. На этом этапе можно воспользоваться кнопкой «Тестовое соединения» и убедиться, что все сделано правильно. Назначение полей на этом этапе можно не проводить (просто нажать кнопку «Далее»), а вот имя адресной книги задаем «Выпускники». И обязательно указываем в «Расположение» путь, где автоматически будет создан файл LibreOffice Base.

Рис. 7. Завершаем подключение

Проверить, что все прошло правильно, можно, нажав на кнопку F4, или отыскав в меню «Стандартная» кнопку «Источники данных». В появившемся окне можно проконтролировать правильность подключения.

Рис. 8. Делаем проверку

Заполняем поля, используя связь между файлами

Внедрить необходимые поля на свои места нужно, используя команду главного меню: Вставка –> Поля –> Дополнительно (или нажать комбинацию клавиш Ctrl+F12).

Рис. 9. Вызываем меню для установки полей

Поле будет вставлено именно туда, где в данный момент находится курсор. Поэтому устанавливаем его после слова «Уважаемый,» (не забываем отступить один пробел). И на закладке «База данных», выбрав необходимое подключение и нужную таблицу, нажимаем кнопку «Вставить».

Рис. 10. Устанавливаем поля

Если все сделано правильно и аккуратно, должно получиться вот что:

Рис. 10. Готовый документ с подключенными полями

Создаем окончательный документ для рассылки

Финальный документ получаем, выполнив команду: Сервис –> Рассылка писем. В появившемся окне последовательно справляемся со всеми пунктами, несколько раз нажимая на кнопку «Далее». В итоге получается текстовый файл, в котором столько страниц, сколько было заполнено строчек в базе данных электронных таблиц. И на каждой странице вместо и т.д. будет проставлена информация из таблицы.

Ссылка на основную публикацию
Изготовитель оборудования oem зарезервировано
Если вам не дает покоя диск (а точнее раздел на жестком диске) с пометкой «Зарезервировано системой», то в этой статье...
Значки на фитнес браслете что они означают
Фитнес-браслеты широко вошли в жизнь практически каждого и нас. Одни используют их для походов в спортзал, другие – для занятий...
Изготовитель оборудования oem зарезервировано
Если вам не дает покоя диск (а точнее раздел на жестком диске) с пометкой «Зарезервировано системой», то в этой статье...
Имя и пароль от поставщика услуг
Интернет Тарифы Инструкции 802.1x PPPoE Wi-Fi VPN Биллинг Компьютерный класс Полезное Безопасность Почта @psu.ru Скорость соединения О проекте Жмем "Пуск"...
Adblock detector